九人社字〔2017〕20号

　　关于进一步规范全市职工档案的紧急通知

　　各县（市、区）人社局，市社保局、市技工交流中心、市赣北人力资源开发服务中心：

　　近日，陆续有单位或个人到人社系统档案保管机构借阅职工档案，此举将会增大职工档案涂改、损毁或遗失等风险。同时，在日常退休审批工作中，发现部分职工档案存在明显的涂改、圈划、抽取、撤换等现象。按照省厅《关于2015年九江市企业职工退休审批专项检查问题整改的函》提出的“进一步加强档案管理工作”要求，为确保我市职工档案齐全、完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）等法规政策，现紧急通知如下：

　　一、建立健全职工档案管理制度。由市、县两级社保机构分别牵头、同级其他人社系统档案保管机构配合，组织力量调研，多方征求意见，建立健全本级职工档案管理制度，进一步落实责任、严格管理、规范操作，确保职工档案的安全与完整，并于3月底前报本级人社部门和档案管理主管部门联合行文印发。县级人社部门须于3月15日前将联合行文报市人社局养老科备案。

　　二、严禁违规私下拆封职工档案。少数改制企业将职工档案违规交个人保管的，在人社部门和档案管理主管部门联合行文出台有关管理制度前，除人社部门及社保机构审批退休外，严禁任何单位及个人拆封。同时，严禁任何个人私自保存他人档案。

　　三、不断强化职工档案监管力度。各级人社系统档案保管机构须建立健全并严格执行有关管理制度，不断完善管理、监测和防护措施。各级人社部门和档案管理主管部门要开展经常性的档案安全检查，及时发现和排除隐患，严防失密、失窃、损毁等档案安全事故发生。

　　四、全面规范职工档案查阅流程。已改制企业职工档案存入人社部门指定的档案保管机构后，原则上不得再查阅或借阅。禁止任何个人以任何名义借阅职工档案，严禁改制企业身份置换人员借阅已存入档案保管机构的本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的职工档案。

　　确因工作需要查阅的，由企业留守处及其主管部门、或有关党政机关出具介绍信（须说明理由），报档案保管机构负责人同意后依法依规查阅。

　　确因工作需要借阅的，由企业留守处及其主管部门、或有关党政机关出具介绍信（须说明理由），报人社部门同意后依法依规借阅。

　　查阅、借阅职工档案须严格遵守保密制度和档案管理规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案，不得擅自向外公布或泄露职工档案内容。需从档案取证的，报人社部门同意后依法依规办理。转递档案须派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

　　五、严禁职工档案弄虚作假。严禁任何单位和个人在年龄、工龄、工种、经历和身份等方面弄虚作假，严禁为不符合政策规定的人员新建、重建档案，不得出具虚假证明。凡发现档案管理违法违纪行为，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）从严查处。

　　六、归口管理特殊工种职工退休档案。办理了特殊工种提前退休人员的职工档案须在其养老待遇发放前，交由经办的社保机构统一管理。

　　本通知自发文之日起执行。以往本市规定与本通知不一致的，以本通知为准。遇法律、法规、政策和制度调整的，从其规定。

　　九江市档案局     九江市人力资源和社会保障局

　　2017年2月20日

　　（此件依申请公开）